Calculadora para freelancers e impuestos

Por qué casi todo el mundo cobra menos de lo que cree

La cuenta que hace la mayoría al empezar por su cuenta es esta: «quiero ganar 2.000 al mes, trabajo 160 horas, así que cobro 12,50 la hora». Es una cuenta que lleva directa al agotamiento, y falla por tres sitios a la vez.

Fallo uno: no facturas ocho horas al día

De una jornada de ocho horas, un profesional independiente factura con suerte cinco. Las otras tres se van en buscar clientes, preparar propuestas, contestar correos, hacer facturas, perseguir cobros, actualizar el portafolio, formarte y todo el papeleo que en una empresa hacen otros departamentos. Ese trabajo es real y es necesario, pero nadie te extiende un cheque por él: tiene que estar dentro de la tarifa de las horas que sí facturas.

Si estás empezando, la proporción es todavía peor: entre tres y cuatro horas facturables al día es lo realista durante el primer año, porque la parte de conseguir clientes se lleva mucho más tiempo.

Fallo dos: el año no tiene 365 días de trabajo

Un empleo por cuenta ajena tiene vacaciones pagadas, festivos pagados y bajas pagadas. Cuando trabajas por tu cuenta, esos días los pagas tú, y la única forma de pagarlos es repartir su coste entre los días que sí trabajas. Con cinco días por semana salen 260 días al año; quítale 22 de vacaciones, unos 12 festivos y una reserva prudente para enfermedades y salen unos 220. Cada uno de esos 220 días tiene que financiar también a los otros 40.

Fallo tres: confundir facturación con sueldo

Lo que facturas no es lo que ganas. Antes de llegar a tu bolsillo, cada factura tiene que pagar tus gastos fijos —cuota, gestoría, seguros, software, coworking, la parte de internet y del móvil— y después los impuestos sobre el beneficio. Es habitual que de cada 100 que facturas te queden entre 45 y 55 limpios. Si diseñas tu tarifa como si te quedaras el 100 %, te falta la mitad del año.

Tramos de verdad, no un porcentaje inventado

La versión anterior de esta calculadora usaba un tipo plano y lo reconocía en un aviso: era su mayor imprecisión. Ahora puedes elegir la escala real de tu país y la calculadora aplica los tramos uno a uno. Están las de España (IRPF, escala general de referencia de 2025), México (tarifa anual del ISR de 2025), Colombia (artículo 241 del Estatuto Tributario, con la UVT de 2025), Chile (Global Complementario del Año Tributario 2025), Perú (rentas de trabajo de 2025, con la deducción de las 7 UIT) y República Dominicana (escala del ISR de 2025). Cada tabla lleva escrito su año y su fuente, aquí y en el código.

La diferencia no es cosmética. Con un tipo plano del 25 % da igual que ganes 20.000 o 60.000: en la vida real el primer tramo puede estar exento y el último llevarse casi la mitad de cada euro adicional. Por eso verás dos porcentajes: el efectivo, que es lo que acabas pagando sobre el total, y el marginal, que es lo que se lleva el siguiente euro que ganes. Para decidir si aceptas un encargo más, el que importa es el marginal.

Argentina no tiene tabla, y es a propósito. La escala del artículo 94 de la Ley de Impuesto a las Ganancias se actualiza por IPC dos veces al año, así que cualquier tabla fijada aquí quedaría vieja en meses, y no hemos podido verificar una tabla anual oficial que mereciera publicarse. Además, la mayoría de profesionales independientes está en Monotributo, donde no pagas un porcentaje sino una cuota fija mensual: métela en gastos fijos y deja el tipo plano en cero, que es un modelo más fiel que cualquier escala aproximada.

En todos los casos, esto sigue siendo una estimación. No aplica deducciones personales más allá de las anotadas en cada tabla, no contempla regímenes especiales como el RESICO mexicano, y no conoce la escala concreta de tu comunidad autónoma o provincia. Sirve para poner precio con cabeza, no para presentar una declaración.

Impuesto y retención no son lo mismo

Es la confusión más cara. El impuesto sobre la renta es lo que realmente pagas sobre tu beneficio, y depende de cuánto ganes. La retención es un adelanto de ese impuesto: tu cliente no te paga esa parte de la factura, la ingresa a Hacienda a tu nombre, y cuando llega la declaración se te descuenta de lo que debes.

La consecuencia práctica es que la retención no te cuesta dinero, pero te lo retrasa: cobras menos hoy a cambio de pagar menos después. Afecta a tu tesorería, no a tu beneficio. Por eso aquí se calculan por separado: el impuesto entra en la tarifa, la retención sólo cambia lo que verás llegar a tu cuenta y cuánto tienes que apartar por tu cuenta.

El día del mes en que dejas de trabajar gratis

El punto de equilibrio es la cifra que más cambia la forma de mirar un encargo. Son las horas que tienes que facturar cada mes sólo para pagar cuota, gestoría, seguros y software: antes de eso no ganas nada, sólo tapas el agujero. Traducido a calendario, es una fecha. Si tus gastos son 500 y tu tarifa 40, necesitas 12,5 horas, que con cinco horas facturables al día son dos días y medio de trabajo, es decir, hasta el día 5 de cada mes trabajas para tus proveedores.

Añádele los impuestos y la fecha se va varios días más allá. No es una cifra deprimente: es la que te deja aceptar sin culpa un encargo grande a mitad de mes y rechazar sin culpa uno pequeño a principios, porque ya sabes cuál de los dos paga el alquiler.

Subir la tarifa: la cuenta que nadie hace

El miedo a subir precios se cura con una división. Si pasas de 40 a 50 por hora, para facturar lo mismo te basta el 80 % de las horas de ahora: puedes perder a uno de cada cinco clientes y acabar exactamente igual, con un día libre a la semana de propina. La fórmula es uno menos la tarifa vieja dividida entre la nueva, y funciona igual con clientes que con horas.

Lo que la fórmula no dice, y conviene tener presente, es que los clientes que se van con una subida rara vez son los que más te aportan. Suelen ser los que más discuten, los que pagan tarde y los que piden revisiones infinitas. La cuenta te dice cuánto puedes perder; a quién pierdes lo decides tú al elegir a quién avisas primero.

Del precio por hora al precio del encargo

Casi ningún cliente quiere comprar horas: quiere comprar un resultado con un precio cerrado. El puente entre una cosa y otra es partir el trabajo en tareas, estimar horas por tarea y añadir un colchón, porque siempre aparece una revisión de más, un formato que no estaba en el brief o una reunión que no se había contado. Entre un 10 y un 20 % es lo prudente; en trabajos con muchos interlocutores, más.

El apartado de precio cerrado sirve para lo contrario: cuando ya te han puesto una cifra encima de la mesa, te dice a cuánto la hora estás trabajando de verdad. Es la comprobación más incómoda y la más útil.

La tesorería es otra cosa que el beneficio

Se puede tener un año excelente y no llegar a fin de mes en octubre. El beneficio se mide al cerrar el año; la tesorería, cada semana. Entre facturar y cobrar pasan treinta, sesenta o noventa días; agosto o enero pueden ser meses en los que no entra casi nada; y los pagos de impuestos se concentran en unas pocas fechas que siempre pillan de sorpresa.

La proyección de esta página junta esas tres cosas: pones cuánto trabajas cada mes en relación con un mes normal, cuántos meses tardas en cobrar, cuándo pagas impuestos y con cuánto dinero empiezas. El gráfico enseña el saldo mes a mes, y la parte roja es la que importa: te dice con cuánto colchón tienes que arrancar el año, o cuánto tienes que adelantar el cobro para no depender de una línea de crédito.

Dos advertencias honestas. La primera: el modelo supone un año en régimen, en el que enero cobra lo facturado meses antes con el mismo patrón. Tu primer año es peor que eso. La segunda: reparte el impuesto a partes iguales entre los meses de pago, mientras que en la realidad cada pago fraccionado depende de lo facturado en el periodo anterior, así que los picos serán algo distintos.

Qué hacer con el número que te salga

La cifra que devuelve esta calculadora es tu suelo: por debajo de ahí, estás pagando por trabajar. No es tu precio de mercado, que depende de tu especialidad, tu experiencia y el valor que aportas, y que suele estar bastante por encima. Úsala para dos cosas: para saber cuándo un encargo no compensa, y para dejar de justificar precios que ya estaban justificados.

Y si el número te parece alto, no bajes la tarifa: revisa las horas facturables. Ganar más tiempo facturable —automatizando la administración, cerrando clientes más rápido, diciendo que no antes— baja tu tarifa mínima mucho más que apretarte el cinturón.