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Recordatorio antes del vencimiento
Para avisar unos días antes de que venza la factura. Educado y sin presión.
Mándalo entre tres y cinco días antes del vencimiento. La mayoría de los impagos son despistes, y este correo los evita sin desgastar la relación.
Recordatorio: la factura [NÚMERO] vence el [FECHA]
Estimado/a [NOMBRE]:
Le escribo para recordarle que la factura [NÚMERO], por importe de [IMPORTE], vence el próximo [FECHA].
Si ya ha tramitado el pago, le ruego que ignore este mensaje. Y si necesita que le reenvíe la factura o cualquier documento para procesarla, dígamelo y se lo hago llegar enseguida.
Quedo a su disposición.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
La factura [NÚMERO] vence el [FECHA]
Hola [NOMBRE]:
Te escribo solo para recordarte que la factura [NÚMERO], de [IMPORTE], vence el [FECHA].
Si ya la has pagado, olvida este mensaje. Y si necesitas que te la reenvíe o falta algún dato, dímelo y te lo mando al momento.
¡Gracias!
[TU NOMBRE]
Primer aviso de factura vencida
La fecha pasó y no hay pago. Firme, pero dando el beneficio de la duda.
Envíalo entre tres y siete días después del vencimiento. Da por hecho que es un descuido: casi siempre lo es, y así te responden sin ponerse a la defensiva.
Factura [NÚMERO] pendiente de pago
Estimado/a [NOMBRE]:
Le contacto en relación con la factura [NÚMERO], por importe de [IMPORTE], cuyo vencimiento fue el [FECHA] y que a día de hoy sigue figurando como pendiente.
Entiendo que puede tratarse de un descuido o de un retraso administrativo. Le agradecería que me confirmara la fecha prevista de pago, o que me indicara si falta algún documento por mi parte para poder tramitarlo.
Adjunto de nuevo la factura para su comodidad.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
¿Cómo va la factura [NÚMERO]?
Hola [NOMBRE]:
La factura [NÚMERO], de [IMPORTE], venció el [FECHA] y todavía me figura pendiente.
Imagino que se habrá traspapelado. ¿Me confirmas para cuándo puedo esperarla? Si falta algo por mi parte para que podáis tramitarla, dímelo y lo soluciono hoy mismo.
Te la adjunto otra vez, por si acaso.
Gracias,
[TU NOMBRE]
Segundo aviso, con fecha límite
Ya escribiste una vez y no hubo respuesta. Pone una fecha y nombra las consecuencias.
Aquí toca poner una fecha concreta. Sin fecha límite, un correo de impago se queda en la bandeja para siempre. La firmeza está en los hechos, no en los adjetivos.
Segundo aviso: factura [NÚMERO], vencida el [FECHA]
Estimado/a [NOMBRE]:
Me pongo en contacto de nuevo respecto a la factura [NÚMERO], por importe de [IMPORTE], vencida el [FECHA]. Le escribí el [FECHA DEL AVISO ANTERIOR] y no he recibido respuesta.
Le agradecería que me indicara antes del [FECHA LÍMITE] cuándo puedo esperar el cobro. Si hay algún problema con la factura o con el trabajo entregado, prefiero conocerlo y resolverlo.
De no recibir noticias antes de esa fecha, me veré en la necesidad de suspender los trabajos en curso y de valorar las vías de reclamación que correspondan.
Confío en que podamos resolverlo cuanto antes.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Segundo aviso: factura [NÚMERO] sin pagar
Hola [NOMBRE]:
Te escribo otra vez por la factura [NÚMERO], de [IMPORTE], que venció el [FECHA]. Te mandé un correo el [FECHA DEL AVISO ANTERIOR] y no he tenido respuesta.
Necesito que me digas antes del [FECHA LÍMITE] cuándo vais a poder pagarla. Si hay algún problema con la factura o con el trabajo, prefiero saberlo y arreglarlo.
Si no recibo noticias, tendré que parar lo que tengo en marcha y buscar otra vía.
Espero tu respuesta,
[TU NOMBRE]
Envío de cotización o presupuesto
Acompaña la propuesta con un resumen claro y una fecha de validez.
Resume precio y plazo en el cuerpo del correo, no solo en el adjunto: mucha gente decide sin abrir el PDF. Y pon siempre validez, o dentro de seis meses te pedirán el mismo precio.
Propuesta para [PROYECTO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Gracias por su interés. Le adjunto la propuesta para [PROYECTO], con el alcance, los plazos y el importe detallados.
En resumen: [RESUMEN EN UNA LÍNEA]. El importe total asciende a [IMPORTE] y el plazo estimado de entrega es de [PLAZO] desde la confirmación.
La propuesta tiene una validez de [VALIDEZ]. Si algún punto no encaja con lo que tenía en mente, dígamelo y lo ajustamos sin problema.
Quedo atento a sus comentarios.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Propuesta para [PROYECTO]
Hola [NOMBRE]:
Gracias por contar conmigo. Te adjunto la propuesta para [PROYECTO] con todo el detalle.
El resumen rápido: [RESUMEN EN UNA LÍNEA]. Son [IMPORTE] y el plazo es de [PLAZO] desde que me des el visto bueno.
La propuesta vale hasta [VALIDEZ]. Si hay algo que no te encaja, dímelo y lo ajustamos.
Quedo atento,
[TU NOMBRE]
Aviso de subida de tarifas
Comunica el nuevo precio con antelación y sin pedir perdón por ello.
Avisa con uno o dos meses de margen y respeta las condiciones de lo ya presupuestado. No te disculpes ni des explicaciones largas: una frase sobre el motivo basta y sobra.
Actualización de tarifas a partir del [FECHA]
Estimado/a [NOMBRE]:
Le escribo con antelación para informarle de que, a partir del [FECHA], actualizo mis tarifas: [SERVICIO] pasa de [PRECIO ANTERIOR] a [PRECIO NUEVO].
Es la primera revisión desde [AÑO] y responde a [MOTIVO]. He preferido avisarle con tiempo para que pueda planificarlo.
Los trabajos ya presupuestados o en curso mantienen las condiciones acordadas.
Gracias por la confianza de todo este tiempo. Quedo a su disposición si desea comentarlo.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Cambio de tarifas desde el [FECHA]
Hola [NOMBRE]:
Te aviso con tiempo: a partir del [FECHA] actualizo mis tarifas. [SERVICIO] pasa de [PRECIO ANTERIOR] a [PRECIO NUEVO].
Es la primera subida desde [AÑO] y se debe a [MOTIVO]. Todo lo que ya esté presupuestado o en marcha mantiene el precio de siempre.
Gracias por estos años. Si quieres que lo hablemos, dime y nos llamamos.
Un abrazo,
[TU NOMBRE]
Seguimiento de una propuesta sin respuesta
Retoma el contacto sin sonar desesperado y facilitando el «no».
El truco está en ofrecer el «no» como respuesta válida: quita presión y multiplica la tasa de respuesta. Un silencio te bloquea la agenda; un «no» te la libera.
Seguimiento: propuesta para [PROYECTO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Le escribo para retomar la propuesta que le envié el [FECHA] sobre [PROYECTO].
Entiendo que estas decisiones llevan su tiempo y que pueden surgir otras prioridades. Solo quería saber si sigue siendo de interés, si necesita que aclare algún punto, o si prefiere que lo dejemos aparcado por ahora.
Cualquiera de las tres respuestas me sirve: así sé cómo organizar mi agenda de las próximas semanas.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
¿Seguimos con [PROYECTO]?
Hola [NOMBRE]:
Te escribo para retomar la propuesta que te mandé el [FECHA] sobre [PROYECTO].
Sé que estas cosas llevan su tiempo. Solo quiero saber si sigue en pie, si necesitas que te aclare algo o si prefieres dejarlo para más adelante.
Cualquiera de las tres me vale: es para saber cómo organizo las próximas semanas.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Entrega y cierre de proyecto
Entrega el trabajo, cierra el círculo y deja la puerta abierta.
Aprovecha para adjuntar la factura final y sembrar el siguiente encargo. Es el momento en que el cliente está más contento contigo: no lo desperdicies con un «adjunto los archivos».
Entrega final de [PROYECTO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Le hago entrega de [PROYECTO]. Encontrará [ENTREGABLES] en [DÓNDE ESTÁN LOS ARCHIVOS].
Resumen de lo realizado: [RESUMEN DEL TRABAJO].
Queda incluido [GARANTÍA O SOPORTE]. Le adjunto también la factura final, por importe de [IMPORTE], con vencimiento el [FECHA].
Ha sido un gusto trabajar en este proyecto. Si más adelante necesita [SERVICIO RELACIONADO], estaré encantado de ayudarle.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Aquí tienes [PROYECTO] terminado
Hola [NOMBRE]:
Ya está listo [PROYECTO]. Tienes [ENTREGABLES] en [DÓNDE ESTÁN LOS ARCHIVOS].
Lo que he hecho, en corto: [RESUMEN DEL TRABAJO].
Incluye [GARANTÍA O SOPORTE]. Te adjunto la factura final de [IMPORTE], que vence el [FECHA].
Ha sido un gustazo. Si en algún momento necesitas [SERVICIO RELACIONADO], ya sabes dónde estoy.
Un abrazo,
[TU NOMBRE]
Disculpa por un retraso en la entrega
Avisa antes de que te lo reclamen, con fecha nueva y una medida concreta.
Manda esto en cuanto sepas que no llegas, no el día de la entrega. Da una fecha nueva realista y una medida concreta: la disculpa sin plan no tranquiliza a nadie.
Actualización sobre la entrega de [PROYECTO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Le escribo para informarle de que la entrega de [PROYECTO], prevista para el [FECHA], se retrasará hasta el [NUEVA FECHA].
El motivo es [MOTIVO]. Asumo la responsabilidad y entiendo el trastorno que pueda ocasionarle.
Para reducir el impacto, [MEDIDA QUE TOMAS]. Le mantendré informado y le confirmaré la entrega en cuanto esté lista.
Le pido disculpas por las molestias.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Retraso en [PROYECTO]: nueva fecha
Hola [NOMBRE]:
Te aviso cuanto antes: [PROYECTO] no va a estar el [FECHA] como habíamos quedado. La nueva fecha es el [NUEVA FECHA].
El motivo es [MOTIVO]. Es cosa mía y lo siento.
Para que te afecte lo menos posible, [MEDIDA QUE TOMAS]. Te voy contando y te confirmo en cuanto lo tenga.
Perdona el lío,
[TU NOMBRE]
Declinar un encargo
Di que no con claridad, rápido y sin quemar el puente.
Responde pronto: hacer esperar una semana para decir que no es peor que decirlo el mismo día. No inventes excusas y, si puedes, recomienda a alguien: es lo que hace que te vuelvan a llamar.
Sobre su propuesta de [PROYECTO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Gracias por pensar en mí para [PROYECTO]. Le agradezco sinceramente la confianza.
Después de valorarlo, prefiero declinar: [MOTIVO BREVE]. He preferido decírselo con claridad ahora antes que comprometerme a algo que no podría entregar con la calidad que merece.
Si le resulta útil, puedo recomendarle a [ALTERNATIVA], que trabaja muy bien en este ámbito.
Espero que podamos colaborar en otra ocasión.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Sobre [PROYECTO]
Hola [NOMBRE]:
Gracias por acordarte de mí para [PROYECTO], de verdad.
Lo he estado valorando y esta vez voy a decir que no: [MOTIVO BREVE]. Prefiero decírtelo ya y no meterme en algo que no podría hacer bien.
Si te sirve, te recomiendo a [ALTERNATIVA], que se mueve muy bien en esto.
A ver si coincidimos en la próxima.
Un abrazo,
[TU NOMBRE]
Requerimiento formal antes de reclamar
El último correo antes de pasar el asunto a un abogado o a una agencia.
Este correo tiene valor probatorio: sé factual, sin adjetivos y con fechas concretas. Manda una copia con acuse de recibo si tu cliente es una empresa. A partir de aquí, o pagan o el asunto sale de tus manos.
Requerimiento de pago — factura [NÚMERO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Le escribo en relación con la factura [NÚMERO], por importe de [IMPORTE], emitida el [FECHA] y vencida el [FECHA VENCIMIENTO]. A día de hoy sigue pendiente de pago.
Le he escrito el [FECHA AVISO 1] y el [FECHA AVISO 2] sin obtener respuesta ni el abono correspondiente.
Mediante este correo le requiero formalmente el pago íntegro del importe adeudado en un plazo de [PLAZO] días naturales desde la fecha de este mensaje.
Transcurrido ese plazo sin recibir el pago, y sin más aviso por mi parte, procederé a reclamar la deuda por la vía que corresponda, con los gastos e intereses de demora que se deriven.
Confío en que podamos resolverlo antes de llegar a ese punto. Quedo a la espera de su respuesta.
Atentamente,
[TU NOMBRE]
Factura [NÚMERO]: necesito una respuesta
Hola [NOMBRE]:
Te escribo por la factura [NÚMERO], de [IMPORTE], que venció el [FECHA VENCIMIENTO] y sigue sin pagar.
Te escribí el [FECHA AVISO 1] y el [FECHA AVISO 2] y no he tenido respuesta.
Necesito que quede saldada en [PLAZO] días. Si hay algún problema, dímelo y buscamos una solución, pero necesito saber algo.
Si pasado ese plazo sigo sin noticias, tendré que pasar el asunto a reclamación, y preferiría no hacerlo.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Ofrecer un pago fraccionado
Cuando el cliente quiere pagar pero no puede de golpe.
Cobrar tarde y a plazos es mucho mejor que no cobrar. Pon por escrito el calendario y pide confirmación: un acuerdo verbal de pago fraccionado se olvida al segundo plazo.
Propuesta de pago fraccionado — factura [NÚMERO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Entiendo que el importe de la factura [NÚMERO], [IMPORTE], le resulta difícil de asumir de una sola vez en este momento.
Le propongo fraccionarlo en [NÚMERO DE PLAZOS] pagos de [IMPORTE POR PLAZO], con vencimientos el [FECHA 1], el [FECHA 2] y el [FECHA 3].
Si le parece bien, respóndame confirmándolo y lo doy por acordado. Si prefiere otro reparto, dígame qué le encaja y lo vemos.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
¿Lo dividimos en varios pagos?
Hola [NOMBRE]:
Me hago cargo de que [IMPORTE] de golpe ahora mismo es mucho.
Te propongo partirlo en [NÚMERO DE PLAZOS] pagos de [IMPORTE POR PLAZO]: el [FECHA 1], el [FECHA 2] y el [FECHA 3].
Si te vale, contéstame y lo dejamos así. Y si te encaja mejor de otra forma, dime y lo ajustamos.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Avisar de intereses de demora
Comunicar que la deuda empieza a generar intereses, sin sonar a amenaza.
Solo puedes aplicar intereses si estaban en el presupuesto o en la factura. Si no lo estaban, este correo sirve igual como aviso de que a partir de ahora sí lo estarán en los trabajos siguientes.
Factura [NÚMERO]: intereses de demora desde el [FECHA]
Estimado/a [NOMBRE]:
La factura [NÚMERO], por importe de [IMPORTE], venció el [FECHA VENCIMIENTO] y continúa impagada.
Según las condiciones acordadas, a partir del [FECHA] la cantidad pendiente devenga un interés de demora del [PORCENTAJE] anual, que a día de hoy supone [IMPORTE INTERESES].
Si el pago se hace efectivo antes del [FECHA LÍMITE], renuncio a reclamar esos intereses.
Quedo a su disposición para cualquier aclaración.
Atentamente,
[TU NOMBRE]
La factura [NÚMERO] empieza a generar intereses
Hola [NOMBRE]:
La factura [NÚMERO], de [IMPORTE], venció el [FECHA VENCIMIENTO] y sigue pendiente.
Como habíamos acordado, desde el [FECHA] corre un interés de demora del [PORCENTAJE] anual, que ahora mismo son [IMPORTE INTERESES].
Si me lo abonas antes del [FECHA LÍMITE], lo dejamos en el importe original y no aplico nada.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Reclamar a una empresa grande
Cuando tu contacto no es quien paga y la factura se ha perdido en el circuito.
En una empresa mediana o grande el impago casi nunca es mala fe: es una factura atascada en un portal o esperando un número de pedido. Pon en copia a tu contacto y pregunta por el trámite, no por el dinero.
Factura [NÚMERO] pendiente — ¿falta algún dato para tramitarla?
Estimados señores:
Les escribo en relación con la factura [NÚMERO], por importe de [IMPORTE], emitida el [FECHA] y vencida el [FECHA VENCIMIENTO].
Pongo en copia a [NOMBRE CONTACTO], responsable del trabajo, por si fuera necesaria su validación.
¿Podrían indicarme en qué estado se encuentra y si falta algún dato de mi parte para poder tramitarla? Si necesitan número de pedido, centro de coste o que la suba a algún portal, indíquenmelo y lo gestiono hoy mismo.
Muchas gracias por su ayuda.
Atentamente,
[TU NOMBRE]
Factura [NÚMERO]: ¿me falta algún dato?
Hola:
Escribo por la factura [NÚMERO], de [IMPORTE], que venció el [FECHA VENCIMIENTO].
Pongo en copia a [NOMBRE CONTACTO], que es con quien hicimos el trabajo.
¿Sabéis en qué punto está? Si falta el número de pedido, el centro de coste o subirla a algún portal, decídmelo y lo hago hoy mismo.
Gracias,
[TU NOMBRE]
Confirmar que el pago ha llegado
Cerrar el círculo: dos líneas que valen más de lo que parecen.
Mándalo el mismo día. Confirma el importe exacto para que quede constancia, y aprovecha para dejar abierta la puerta al siguiente trabajo sin pedir nada.
Pago recibido — factura [NÚMERO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Le confirmo que he recibido el pago de [IMPORTE] correspondiente a la factura [NÚMERO]. Queda saldada.
Muchas gracias por la puntualidad y por la confianza. Ha sido un placer trabajar en [PROYECTO].
Quedo a su disposición para lo que necesite.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
¡Recibido! Factura [NÚMERO] saldada
Hola [NOMBRE]:
Confirmado: me ha llegado el pago de [IMPORTE] de la factura [NÚMERO]. Todo en orden.
Gracias por la rapidez, y gracias por contar conmigo para [PROYECTO].
Cuando quieras, por aquí estoy.
Un abrazo,
[TU NOMBRE]
Pedir un anticipo para empezar
Cómo plantear el pago por adelantado sin que suene a desconfianza.
Preséntalo como parte del procedimiento, no como una excepción para ese cliente. Un 30-50 % es lo habitual, y explicar que reserva la fecha en tu calendario lo convierte en un beneficio para quien paga.
Para reservar fechas de [PROYECTO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Me alegra mucho que sigamos adelante con [PROYECTO].
Como es habitual en mis encargos, para reservar las fechas en el calendario solicito un anticipo del [PORCENTAJE] del presupuesto, es decir [IMPORTE ANTICIPO]. El resto se abonaría a la entrega.
Le adjunto la factura del anticipo. En cuanto conste el pago bloqueo la semana del [FECHA] y comenzamos.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Para bloquear las fechas de [PROYECTO]
Hola [NOMBRE]:
¡Genial que salga adelante [PROYECTO]!
Como hago siempre, para reservar las fechas pido un anticipo del [PORCENTAJE], que son [IMPORTE ANTICIPO]. El resto, a la entrega.
Te paso la factura del anticipo. En cuanto esté, te bloqueo la semana del [FECHA] y arrancamos.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Renegociar un plazo de entrega
Pedir más tiempo antes de que sea tarde, con una fecha nueva y firme.
Avisa en cuanto lo veas venir, nunca el día de la entrega. Da una fecha nueva concreta y no vuelvas a moverla: la segunda prórroga cuesta diez veces más que la primera.
Sobre el plazo de [PROYECTO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Le escribo con antelación para hablar del plazo de [PROYECTO], previsto para el [FECHA ORIGINAL].
[MOTIVO]. Prefiero decírselo ahora y no el mismo día de la entrega.
Le propongo trasladar la entrega al [FECHA NUEVA]. Es una fecha que puedo garantizar y que me permite entregar el trabajo en las condiciones acordadas.
Si ese cambio le supone un problema, dígamelo y buscamos la manera de encajarlo: puedo entregar antes [PARTE ENTREGABLE] si le sirve para avanzar.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Necesito mover la entrega de [PROYECTO]
Hola [NOMBRE]:
Te escribo con tiempo para hablar del plazo de [PROYECTO], que teníamos para el [FECHA ORIGINAL].
[MOTIVO]. Prefiero avisarte ya y no el mismo día.
Te propongo pasarlo al [FECHA NUEVA]. Esa fecha sí te la puedo asegurar.
Si te complica mucho, dímelo y lo vemos: puedo adelantarte [PARTE ENTREGABLE] para que no te quedes parado.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Avisar de que el encargo ha crecido
Poner precio a lo que se ha ido añadiendo, sin discutir.
Hazlo con la primera petición extra, no con la quinta. Enumera lo que estaba en el presupuesto y lo que se ha añadido: la lista discute por ti, y casi nadie la rebate cuando la ve escrita.
[PROYECTO]: ajuste de alcance y presupuesto
Estimado/a [NOMBRE]:
Antes de seguir avanzando, quiero comentarle cómo va el alcance de [PROYECTO].
En el presupuesto aprobado el [FECHA] estaba incluido: [ALCANCE ORIGINAL].
Desde entonces se han añadido: [AÑADIDOS]. Son cambios razonables y puedo asumirlos, pero suponen [HORAS] horas adicionales que no estaban contempladas.
Le propongo un suplemento de [IMPORTE ADICIONAL]. Si prefiere dejar el encargo como estaba presupuestado, también me parece bien: dígame qué prefiere y sigo por ahí.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
[PROYECTO]: se ha ido ampliando, te cuento
Hola [NOMBRE]:
Antes de seguir, quiero que veamos cómo va el alcance de [PROYECTO].
En el presupuesto del [FECHA] entraba: [ALCANCE ORIGINAL].
Y por el camino hemos ido añadiendo: [AÑADIDOS]. Todo tiene sentido, pero son [HORAS] horas de más que no estaban.
Lo suyo sería sumar [IMPORTE ADICIONAL]. Si prefieres que nos quedemos con lo presupuestado, también vale: dime y tiro por ahí.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Decir que no a un descuento
Mantener el precio ofreciendo alternativas reales, no excusas.
No justifiques el precio: justifica lo que incluye. Y ofrece siempre una salida —menos alcance por menos dinero— para que la conversación no acabe en un sí o un no.
Sobre el presupuesto de [PROYECTO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Gracias por su interés en [PROYECTO] y por decírmelo con franqueza.
El presupuesto de [IMPORTE] responde al alcance que acordamos: [ALCANCE]. Es un precio ajustado a ese trabajo y prefiero no rebajarlo, porque bajarlo significaría recortar en algo que le afectaría a usted.
Lo que sí puedo hacer es adaptar el alcance. Por ejemplo, dejando fuera [PARTE PRESCINDIBLE], el presupuesto quedaría en [IMPORTE ALTERNATIVO], y siempre podríamos añadirlo más adelante.
Dígame qué opción le encaja mejor.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Sobre el precio de [PROYECTO]
Hola [NOMBRE]:
Gracias por decírmelo claro.
Los [IMPORTE] son por el alcance que hablamos: [ALCANCE]. Es un precio ya ajustado y prefiero no bajarlo, porque bajarlo sería quitar algo que al final notarías tú.
Lo que sí puedo es ajustar el alcance. Si dejamos fuera [PARTE PRESCINDIBLE], se queda en [IMPORTE ALTERNATIVO], y lo añadimos más adelante si hace falta.
Dime qué prefieres.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Primer contacto en frío
Escribir a alguien que no te conoce sin que parezca un envío masivo.
Una sola frase que demuestre que has mirado lo suyo de verdad vale más que tres párrafos sobre ti. Y pide algo pequeño: una respuesta de sí o no, nunca una reunión de una hora.
[ALGO CONCRETO DE SU NEGOCIO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Le escribo porque he visto [ALGO CONCRETO QUE HAS OBSERVADO] y me ha parecido que [OBSERVACIÓN ÚTIL].
Me dedico a [LO QUE HACES] y he trabajado en algo parecido con [REFERENCIA], donde conseguimos [RESULTADO].
No pretendo venderle nada por correo. Si le interesa, respóndame con un «sí» y le mando dos ideas concretas para [SU NEGOCIO]; si no es el momento, con un «no» me basta y no le vuelvo a escribir.
Gracias por su tiempo.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Una idea para [SU NEGOCIO]
Hola [NOMBRE]:
Te escribo porque he visto [ALGO CONCRETO QUE HAS OBSERVADO] y se me ha ocurrido que [OBSERVACIÓN ÚTIL].
Me dedico a [LO QUE HACES]. Hice algo parecido con [REFERENCIA] y salió [RESULTADO].
No te quiero vender nada por correo. Si te interesa, dime «sí» y te mando dos ideas concretas; y si no es el momento, dime «no» y no te vuelvo a escribir.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Responder a «¿cuánto me costaría?»
Dar una horquilla y las preguntas que faltan, en lugar de un número al aire.
No des un precio cerrado sin saber el alcance, pero tampoco esquives la pregunta: quien no da ninguna cifra pierde al cliente. Una horquilla honesta más tres preguntas concretas es la mejor respuesta.
Sobre el coste de [PROYECTO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Gracias por escribirme.
Para un trabajo como el que describe, mis proyectos suelen moverse entre [IMPORTE MÍNIMO] y [IMPORTE MÁXIMO], según el alcance. Le doy la horquilla ahora para que sepa si encaja con lo que tiene previsto.
Para afinarlo necesitaría saber tres cosas:
1. [PREGUNTA 1]
2. [PREGUNTA 2]
3. [PREGUNTA 3]
Con esas respuestas le mando un presupuesto cerrado en [PLAZO].
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Te cuento por dónde iría el precio
Hola [NOMBRE]:
Gracias por escribirme.
Para algo así, mis proyectos suelen ir entre [IMPORTE MÍNIMO] y [IMPORTE MÁXIMO], depende del alcance. Te doy la horquilla ya para que veas si te cuadra.
Para concretarlo necesito saber tres cosas:
1. [PREGUNTA 1]
2. [PREGUNTA 2]
3. [PREGUNTA 3]
Con eso te paso presupuesto cerrado en [PLAZO].
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Reclamar material que no llega
Cuando el proyecto está parado porque falta algo del cliente.
Di qué consecuencia tiene el retraso en la fecha de entrega: sin eso, el material sigue sin llegar. Y pon una lista exacta, no un «lo que falta».
[PROYECTO]: pendiente de recibir material
Estimado/a [NOMBRE]:
[PROYECTO] está a la espera de material por su parte desde el [FECHA]. Concretamente falta:
- [ELEMENTO 1]
- [ELEMENTO 2]
- [ELEMENTO 3]
Mientras tanto he avanzado con [LO QUE SÍ HAS HECHO], pero no puedo continuar sin esos elementos.
Si los recibo antes del [FECHA LÍMITE], mantengo la entrega prevista para el [FECHA ENTREGA]. Si llegan más tarde, la entrega se desplazará el mismo número de días.
Quedo a la espera.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Me falta material para seguir con [PROYECTO]
Hola [NOMBRE]:
Estoy parado con [PROYECTO] desde el [FECHA] esperando material tuyo. Me falta:
- [ELEMENTO 1]
- [ELEMENTO 2]
- [ELEMENTO 3]
He ido avanzando con [LO QUE SÍ HAS HECHO], pero sin eso no puedo seguir.
Si me llega antes del [FECHA LÍMITE], la entrega sigue el [FECHA ENTREGA]. Si llega más tarde, se moverá lo mismo que tarde.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Pedir un testimonio o una reseña
El favor más rentable que puedes pedir, y el que menos se pide.
Pídelo justo cuando entregas y el cliente está contento, no tres meses después. Dale las preguntas hechas: escribir desde cero cuesta, responder tres preguntas no.
Un favor de dos minutos
Estimado/a [NOMBRE]:
Ahora que [PROYECTO] está entregado y funcionando, quería pedirle un favor pequeño.
¿Le importaría escribirme unas líneas sobre cómo ha ido el trabajo? Me sirven mucho para enseñárselas a futuros clientes.
Para que no le lleve tiempo, con responder a esto me vale:
1. ¿Qué problema tenía antes de empezar?
2. ¿Qué le pareció el trabajo?
3. ¿Se lo recomendaría a alguien y por qué?
Si prefiere dejarlo en [PLATAFORMA], aquí tiene el enlace directo: [ENLACE].
Muchísimas gracias.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
¿Me haces un favor de dos minutos?
Hola [NOMBRE]:
Ahora que [PROYECTO] está entregado y funcionando, quería pedirte un favor.
¿Me escribes cuatro líneas sobre cómo ha ido? Me vienen muy bien para enseñárselas a otros clientes.
Para que no te lleve tiempo, con que contestes a esto me sobra:
1. ¿Qué problema tenías antes?
2. ¿Qué te ha parecido el trabajo?
3. ¿Lo recomendarías? ¿Por qué?
Y si prefieres dejarlo en [PLATAFORMA], aquí tienes el enlace directo: [ENLACE].
¡Mil gracias!
[TU NOMBRE]
Recuperar un cliente antiguo
Volver a escribir a alguien con quien no hablas desde hace meses.
No empieces disculpándote por no haber escrito. Da un motivo concreto para el correo —algo que has visto, algo nuevo que haces— y no pidas nada en el primero.
Me acordé de usted con [MOTIVO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Hace [TIEMPO] que trabajamos juntos en [PROYECTO ANTERIOR] y me acordé de usted al ver [MOTIVO].
Le escribo sin pedirle nada: solo por saber cómo va [SU NEGOCIO] y si aquello acabó dando el resultado que esperaba.
Por mi parte, desde entonces he empezado a [NOVEDAD], por si en algún momento le encaja.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Me acordé de ti con [MOTIVO]
Hola [NOMBRE]:
Hace [TIEMPO] de [PROYECTO ANTERIOR] y me acordé de ti al ver [MOTIVO].
Te escribo sin pedirte nada, solo por saber cómo va [SU NEGOCIO] y si aquello acabó funcionando como querías.
Yo desde entonces he empezado a [NOVEDAD], por si algún día te encaja.
Un abrazo,
[TU NOMBRE]
Agradecer una recomendación
Cerrar el círculo con quien te ha mandado un cliente.
Manda este correo el mismo día que te llega el cliente nuevo, no cuando el trabajo termine. Quien recomienda y no recibe ni un gracias no vuelve a recomendar.
Gracias por la recomendación
Estimado/a [NOMBRE]:
Acaba de escribirme [CLIENTE NUEVO] y me ha dicho que llega de su parte. Muchas gracias por acordarse de mí.
Que alguien ponga su nombre de por medio es la mejor recomendación que hay, y me lo tomo como una responsabilidad. Le atenderé como corresponde.
Si en algún momento puedo devolverle el gesto, dígamelo.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
¡Gracias por mandarme a [CLIENTE NUEVO]!
Hola [NOMBRE]:
Me acaba de escribir [CLIENTE NUEVO] y me ha dicho que va de tu parte. Muchísimas gracias.
Que alguien te recomiende poniendo su nombre de por medio es lo mejor que hay, así que lo cuidaré bien.
Y si alguna vez puedo devolverte el favor, dímelo sin dudar.
Un abrazo,
[TU NOMBRE]
Recordatorio de reunión
El correo del día antes que evita la reunión a la que no aparece nadie.
Manda un orden del día aunque sean tres puntos: baja las cancelaciones y hace que la reunión dure la mitad. Y confirma el enlace o la dirección, que es lo que siempre falla.
Mañana [HORA]: [ASUNTO REUNIÓN]
Estimado/a [NOMBRE]:
Le recuerdo nuestra cita de mañana [FECHA] a las [HORA], en [LUGAR O ENLACE].
Mi idea es que veamos:
1. [PUNTO 1]
2. [PUNTO 2]
3. [PUNTO 3]
Calculo unos [DURACIÓN] minutos. Si quiere añadir algo al orden del día, dígamelo y lo incluyo.
Si le surge un imprevisto, avíseme y lo movemos sin problema.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Mañana a las [HORA] nos vemos
Hola [NOMBRE]:
Te recuerdo que mañana [FECHA] a las [HORA] hemos quedado en [LUGAR O ENLACE].
Mi idea es ver:
1. [PUNTO 1]
2. [PUNTO 2]
3. [PUNTO 3]
Calculo [DURACIÓN] minutos. Si quieres añadir algo, dime y lo metemos.
Y si te surge algo, avísame y lo movemos sin problema.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Dejar de trabajar con un cliente
Cerrar una relación que ya no funciona, con orden y sin reproches.
No expliques los motivos con detalle: invita a discutirlos. Di qué vas a entregar, hasta cuándo estás disponible y qué queda pendiente de pago. La lista evita que el final se convierta en un problema.
Sobre la continuidad de nuestra colaboración
Estimado/a [NOMBRE]:
Después de darle bastantes vueltas, he decidido no continuar con [TRABAJO O SERVICIO] a partir del [FECHA].
No es una decisión tomada a la ligera ni por un episodio concreto: sencillamente he llegado a la conclusión de que no soy la persona adecuada para lo que necesita ahora mismo, y prefiero decírselo antes que hacerlo peor.
Para que la transición sea ordenada:
- Entregaré [ENTREGABLES] antes del [FECHA ENTREGA].
- Estaré disponible para dudas hasta el [FECHA FIN SOPORTE].
- Queda pendiente de abono [IMPORTE PENDIENTE], correspondiente a [CONCEPTO].
- Le paso todos los accesos y archivos en [FORMATO].
Si le sirve, puedo recomendarle a [ALTERNATIVA].
Le agradezco de verdad el tiempo que hemos trabajado juntos.
Atentamente,
[TU NOMBRE]
Tengo que hablarte de cómo seguimos
Hola [NOMBRE]:
Le he dado muchas vueltas y he decidido no seguir con [TRABAJO O SERVICIO] a partir del [FECHA].
No es por nada concreto ni quiero abrir un debate: he llegado a la conclusión de que no soy quien mejor te puede ayudar ahora, y prefiero decírtelo a seguir estirándolo.
Para dejarlo todo ordenado:
- Te entrego [ENTREGABLES] antes del [FECHA ENTREGA].
- Estoy disponible para dudas hasta el [FECHA FIN SOPORTE].
- Queda pendiente [IMPORTE PENDIENTE] de [CONCEPTO].
- Te paso accesos y archivos en [FORMATO].
Si te viene bien, te puedo recomendar a [ALTERNATIVA].
Gracias de verdad por este tiempo.
Un abrazo,
[TU NOMBRE]
Responder a una crítica pública
Una reseña mala o un comentario en redes: qué escribir y qué no.
Responde en público y breve, y lleva el detalle a privado. No discutas los hechos delante de todos aunque tengas razón: quien lee no juzga quién tiene razón, juzga cómo respondes. Y nunca contestes el mismo día si estás enfadado.
Respuesta a su comentario
Estimado/a [NOMBRE]:
Gracias por tomarse el tiempo de contarlo. Lamento que su experiencia con [PRODUCTO O SERVICIO] no fuera la que esperaba.
Sobre lo que menciona: [RECONOCIMIENTO BREVE Y FACTUAL].
Me gustaría resolverlo. Le he escrito también en privado a [CANAL] para que podamos ver su caso concreto y darle una solución.
Quedo a su disposición.
Atentamente,
[TU NOMBRE], [CARGO]
Sobre tu comentario
Hola [NOMBRE]:
Gracias por contarlo. Siento que tu experiencia con [PRODUCTO O SERVICIO] no fuera la que esperabas.
Sobre lo que dices: [RECONOCIMIENTO BREVE Y FACTUAL].
Quiero arreglarlo. Te he escrito también por privado a [CANAL] para ver tu caso y darte una solución.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Reconocer un error propio
Contar que te has equivocado antes de que lo descubran.
Cuéntalo tú y cuéntalo pronto: un error avisado es un incidente, un error descubierto es una traición. Y no te disculpes tres veces: una disculpa y un plan valen más que cinco párrafos de arrepentimiento.
Un problema en [PROYECTO] y cómo lo estoy resolviendo
Estimado/a [NOMBRE]:
Le escribo para informarle de un error por mi parte en [PROYECTO].
Qué ha pasado: [DESCRIPCIÓN DEL ERROR].
Desde cuándo: [FECHA O PERIODO].
A qué afecta: [CONSECUENCIA].
Le pido disculpas. Es responsabilidad mía y no debería haber ocurrido.
Qué estoy haciendo: [SOLUCIÓN], que estará resuelto antes del [FECHA]. Para que no vuelva a pasar, he cambiado [MEDIDA].
Le mantendré informado. Si prefiere que hablemos por teléfono, dígame cuándo le viene bien.
Atentamente,
[TU NOMBRE]
He metido la pata en [PROYECTO]: te cuento
Hola [NOMBRE]:
Te escribo para contarte un error mío en [PROYECTO], antes de que lo veas por otro lado.
Qué ha pasado: [DESCRIPCIÓN DEL ERROR].
Desde cuándo: [FECHA O PERIODO].
A qué afecta: [CONSECUENCIA].
Lo siento. Es cosa mía y no debería haber pasado.
Qué estoy haciendo: [SOLUCIÓN], resuelto antes del [FECHA]. Y para que no se repita, he cambiado [MEDIDA].
Te voy contando. Si prefieres que hablemos por teléfono, dime cuándo.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Responder a una queja por privado
Cuando el cliente escribe enfadado y hay que bajar la temperatura.
Resume su queja con tus palabras antes de responder nada: sentirse entendido baja el enfado más que cualquier disculpa. Y separa lo que aceptas de lo que no, sin discutir lo segundo.
Sobre lo que me comenta de [ASUNTO]
Estimado/a [NOMBRE]:
Gracias por escribirme y decírmelo directamente.
Si lo he entendido bien, el problema es que [RESUMEN DE SU QUEJA]. Entiendo perfectamente que le haya molestado.
Tiene razón en [LO QUE ACEPTAS], y le pido disculpas por ello.
Sobre [LO QUE NO ACEPTAS], mi versión es distinta: [EXPLICACIÓN BREVE]. Se lo cuento no para discutir, sino para que tenga los datos.
Lo que le propongo es [PROPUESTA CONCRETA], antes del [FECHA]. Si le parece bien, lo pongo en marcha hoy mismo.
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Sobre lo que me dices de [ASUNTO]
Hola [NOMBRE]:
Gracias por decírmelo directamente.
Si te he entendido bien, lo que ha pasado es que [RESUMEN DE SU QUEJA]. Entiendo que te haya molestado.
Tienes razón en [LO QUE ACEPTAS], y lo siento.
En lo de [LO QUE NO ACEPTAS] mi versión es otra: [EXPLICACIÓN BREVE]. Te lo digo para que tengas los datos, no para discutir.
Te propongo [PROPUESTA CONCRETA], antes del [FECHA]. Si te vale, lo pongo en marcha hoy.
Un saludo,
[TU NOMBRE]
Cortar la ronda de cambios infinita
Cerrar un proyecto que lleva siete revisiones y no acaba nunca.
No digas «basta»: propón un procedimiento. Una ronda final con todos los cambios juntos, una fecha y un precio para lo que venga después. Convierte una discusión en un calendario.
[PROYECTO]: propongo cerrar la última ronda
Estimado/a [NOMBRE]:
Llevamos [NÚMERO] rondas de revisión en [PROYECTO] y creo que nos conviene a los dos ponerle fecha de cierre.
Le propongo lo siguiente:
- Reúna todos los cambios que quiera hacer y mándemelos juntos antes del [FECHA LÍMITE].
- Los aplico todos y le entrego la versión final el [FECHA ENTREGA].
- A partir de ahí, cualquier cambio adicional lo presupuesto aparte, a [TARIFA].
No es por incomodidad: las rondas sueltas alargan el proyecto y hacen que el resultado pierda coherencia. Con una lista completa el trabajo sale mejor.
¿Le parece bien así?
Un cordial saludo,
[TU NOMBRE]
Vamos a cerrar [PROYECTO], te propongo cómo
Hola [NOMBRE]:
Llevamos [NÚMERO] rondas de cambios en [PROYECTO] y creo que nos viene bien a los dos ponerle fecha.
Te propongo esto:
- Junta todos los cambios que quieras y mándamelos de una vez antes del [FECHA LÍMITE].
- Los aplico todos y te entrego la versión final el [FECHA ENTREGA].
- A partir de ahí, lo que salga lo presupuesto aparte, a [TARIFA].
No es por incordiar: los cambios de uno en uno alargan el proyecto y al final el resultado queda menos redondo. Con la lista entera sale mejor.
¿Te parece?
Un saludo,
[TU NOMBRE]
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